Te is úgy érzed, hogy az életed egy véget nem érő feladatlista? – Ha igen, akkor ideje néhány dolgon változtatni

Te is sokszor érzed úgy, hogy hiába pörögsz hajnaltól napnyugtáig, az órák fénysebességgel röppennek el, a teendőid listája pedig a munkaidő végére a háromszorosára dagad? Legszívesebben időt kérnél karácsonyra és szülinapodra is? Nem vagy vele egyedül…

Az időhiány, az önmagunk és a feladataink után való rohanás modern életünk krónikus „tünetegyüttese”: táskás szemek, kezekhez nőtt kávésbögrék, olvasatlan e-mailek tucatjai, halomban álló mosatlan, és mindemellett a sikerélmény és a hatékonyság érzésének hiánya.

De mégis hová szökik el az időnk? Miért tűnik lehetetlennek betartani a határidőket?

Időcsapda

Mielőtt bármibe belekezdenék, csendben megjegyezném, hogy e cikk leadási határideje tegnap volt. Nem arról van szó, hogy kiment a fejemből – hála a határidőnapló-alkalmazásnak, ami az elmúlt napokban lelkes emlékeztető-pittyegéssel próbált írásra ösztönözni -, sokkal inkább az idő csusszant ki az ujjaim közül. Ismerős?

Akkor neked is érdemes megnézned a korábbi cikkünkben már ajánlott TED videót, amelyben az időmenedzsment szakértője, Laura Vanderkam próbál segítségünkre lenni a rendelkezésünkre álló idő hatékony beosztásában. Ahogy az előadó is emlékeztet bennünket, (a sajnos csak angol felirattal elérhető videóban), hetünk 168 órából áll.

Ebből ideális – és általában utópisztikus – esetben 56 órát alvással, míg 40-50 órát munkával töltünk. Ez azt jelenti, hogy körülbelül 62 óránk marad a hétből, amelyeket hasznos és élvezetes tartalommal pakolhatunk tele. Persze ebből rengeteg időt elvisz a dugóban ácsorgás, a sorban állás a boltban, és még sorolhatnánk, ugyanakkor még a legrosszabb esetben is rengeteg szabad óra tűnik el nyomtalanul.

De mégis hová tűnik el az idő?

Általában az online térbe.

A hírportálokat böngésszük, vagy a Facebook hírfolyamot pörgetjük azon gondolkozva, hogy másnak hogy van ideje ennyit utazni /sportolni/kirándulni/étterembe/koncertre járni/főzni/a gyerekkel „programozni” – vagy mindezt egyszerre csinálni.

Az ebből eredő frusztrációt erősítheti, hogy ömlesztve látjuk ismerősink posztjait, ami azt a kellemetlen érzést keltheti bennünk, hogy rajtunk kívül mindenki más mindenféle izgalmas dolgot csinál, miközben mi az olyan átlagos feladatoknak sem tudunk a végére érni, mint a háztartás rendben tartása, vagy a munkahelyi teendőink.

Az attól való félelem, hogy lemaradunk valamiről (vagyis a FOMO, angolul „Fear of Missing Out”) átszövi a mindennapjainkat (és ezeket a céltalan görgetéssel töltött időnket), mígnem azon kapjuk magunkat, hogy az „öt perc pihenésből” egy órás semmittevés lett, és már biztosan nem fogunk a mára eltervezett teendők végére érni. Így lesz a „gyors hírpörgetésből” egy szorongást keltő, ugyanakkor elvesztegetett óra – vagy kettő, vagy még több.

Nem az a baj, hogy hosszú a lista

Ahogy telnek a napok, előbb-utóbb eljutunk arra a pontra, hogy már a teendőink listájának hosszát nézve is szorongani kezdünk, és inkább neki sem állunk – azt mondogatva magunknak, hogy „nyomás alatt úgyis jobban megy a munka”.

Laura Vanderkam szerint a legtöbbször nem az a baj, hogy hosszú a lista, hanem az, hogy olyan feladatokkal van tele, amit egyáltalán nincs kedvünk megcsinálni. Tehát nem a listával van a baj, hanem a feladatok tartalmával, azaz nem a mennyiség, hanem a feladatok minősége terhes számunkra.

Nyilván vannak olyan feladatok, amelyeket egyszerűen muszáj megcsinálni, ugyanakkor nem árt ezt a listát picit más szemszögből is felülvizsgálni és ez alapján priorizálni. Könnyen előfordulhat ugyanis, hogy – sokakhoz hasonlóan – olyan teendőket is felhalmoztál, amelyeket valójában nem szeretnél elvégezni, de úgy érzed, el kéne, vagy, hogy mások elvárnák, hogy megcsináld, vagyis a saját céljaid helyett mások elvárásai jelentik a fő szervező elvet a feladtalistád összeállításakor.

Az igazán fontos dolgokra valahogy mindig jut idő

Ahogy arra a fent idézett előadó is kitér, az igazán fontos dolgokra valahogy mindig jut idő. Ha például csőtörés miatt a Balaton ideiglenesen a pincédbe költözik, akkor valahogy biztosan találsz X órát arra, hogy levezényeld a helyreállítási munkálatokat. Még akkor is, ha néhány nappal korábban úgy gondoltad, ebbe a hétbe már tényleg semmi nem fér bele. Ez azért van, mert ez a krízishelyzet az adott helyeztben prioritást élvez.

És mi a helyzet veled, és a számodra fontos dolgokkal? Azok talán nem élveznek prioritást? Érdemes lehet ennek tükrében végignézni a listád elemeit, miután átgondoltad, hogy melyek a számodra igazán fontos dolgok.

1. Melyek azok a feladatok, amelyek – ezen a szemüvegen keresztül nézve – ugyanilyen égetően sürgetőek vagy fontosak? Jelöld meg őket mondjuk pirossal.
2. És melyek azok, amelyekről tudod, hogy se nem létfontosságúak, se nem kívánatosak, és valójában csak a helyet foglalják? Legyenek ezek a kék elemek.
3. Esetleg akad olyan, amelyet tovább tudnál delegálni egy kollégádnak/családtagnak? Ezeknek is válassz egy színt (és egy személyt)
4. Végül nézd meg, melyik szín dominál! Valószínűleg meg fogsz lepődni.

Nyűgnek érzed? Keretezd át!

Noha ezzel az eljárással a listád hosszát jelentősen le tudod rövidíteni, sajnos nem tudsz letörölni róla minden olyan elemet, amihez a legkevésbé sem szeretnél hozzálátni. Lehet, hogy abszolút nincs kedved elmenni futni, de tudod, hogy az egészséged (és elméd) hálás lenne érte… de biztos, hogy ez számodra a megfelelő mozgásforma?

Nem lehet, hogy egy labdajáték, esetleg az úszás vagy a kerékpározás sokkal jobban passzol a te stílusodhoz és kevésbé éreznéd nyűgnek? Ezt a fajta transzformációt, átkeretezést a többi, nem éppen motiváló elemmel is eljátszhatod.

Ha pedig végképp nem tudod, hogyan varázsolhatnád legalább hajszálnyival érdekesebbé a feladatot – például egy újabb unalmas elemzés összeállítását – kérdezd meg magadtól, mégis miért, kiért kell elvégezned? Kinek segítesz vele?

A University of Pennsylvania-n menedzsmentet oktató Adam Grant egy 2007-es kísérletében azt vizsgálta, miképp tudnák megakadályozni, hogy az egyetemi hívóközpontban a potenciális mecénásokat hívogató, sajnos alulfizetett és alulmotivált, a hívott fél által gyakran durván visszautasított dolgozók ne mondjanak fel olyan gyorsan.

Ezért a dolgozók egy részének Grant bemutatott néhány ösztöndíjas hallgatót (akiknek a tandíját valószínűleg a túlhajszolt telefoncenteresek által hívogatott személyek adományaiból fizette az egyetem), aki néhány percben mesélt az egyetemi óráiról, tapasztalatairól, élményeiről. A rákövetkező hónapban ezek a dolgozók több mint kétszer annyi időt töltöttek hatékony munkavégzéssel és átlagosan 171%-kal több adományt sikerült gyűjteniük.

Tehát, ha jobban megismerjük a munkánk eredményeként létrejövő produktumot, vagy közvetlenül láthatjuk annak hasznát, az jobban ösztönöz minket a nem szeretem feladatok elvégzésében.

Időnyerőgép helyett

A Harry Potter-generáció tagjaként gyermekkoromban – mint a legtöbbünk, azt hiszem – én is sokáig reménykedtem, hogy egyszer még idetalál az a fránya bagoly a roxforti felvételi levelemmel… mai fejjel azonban beérném azzal is, ha Hermione időnyerőjét pottyantaná az ölembe. Egyelőre azonban be kell érnem a kevésbé varázslatos módszerekkel, amelyek segíthetnek időt nyerni és betartani a rettegett határidőket. Ezt elősegítendő, összegyűjtöttünk pár hasznos tippet:

• Ne tologasd jobbra-balra a határidőt! A pszichológusok csak „Goal Looms Larger Effect” („Az erősebben fénylő cél” effektus) néven emlegetik azt a nem tudatos jelenséget, amikor a cél, ahogy közeledünk hozzá, egyre nagyobbnak, ragyogóbbnak tűnik elménkben, és egyre inkább az irányítja a gondolkodásunkat és a viselkedésünket. Ha azonban pár nappal eltolod az előre kitűzött határidőt, távolságot teremtesz önmagad és a vágyott cél közé, és hirtelen már más feladat fog „erősebben világítani”, és elvonja a figyelmedet.

• Oszd fel és uralkodj! Ne csak a nagy, távoli célt (és határidőt) lásd magad előtt, hanem állíts fel részcélokat is, amelyeknek betartása a sikerélmény ígéretével kecsegtet, ami motiválhat abban, hogy a többi részhatáridővel se csússz meg.

• Mérd fel reálisan mennyi időd van! Amikor megbecsülöd, mennyi időre lesz szükséged egy adott feladat elvégzéséhez, a legpesszimistább becslésedet vedd alapul – majd szorozd meg legalább kettővel. Az egyik legismertebb kognitív torzítás az ún. tervezési torzítás (Planning Fallacy), melynek lényege, hogy

a tervezési folyamatok során túl optimistán becsüljük meg, mennyi időt is vesz igénybe egy feladat – akkor is, ha korábban már volt dolgunk hasonló kaliberű teendővel.

• Ha úgy érzed, túlvállaltad magad, képzeld el, hogy levelet írsz egy barátodnak arról, hogy milyen fantasztikus voltLesz a következő éved mind magánéleted, mind pedig karriered tekintve. Mi az az 5-5 esemény és siker, amivel valóban sikeresnek könyvelhetnéd el ezt az időszakot? Ezzel a fenti videóban bemutatott gyakorlattal azonosíthatod azokat a feladatokat és célokat, amelyeket ugyanolyan prioritásként kell kezelned, mint az alagsori csőtörést, mert ezek azok, amelyek valóban fontosak számodra. Ennek függvényében vállalj el újabb feladatokat, és mondj nemet a kevésbé fontosakra.

• Lassíts le! Ha úgy érzed, túlpörögtél, itt az ideje megismerkedned a nemzetközi slow mozgalom” hazai képviselőivel. A feladatok elvégzése mellett ugyanis a pihenésre, a sok-sok inger és információ feldolgozására is kell időt szakítani. Ez pedig csak akkor lehetséges, ha lassítunk és a nagy rohanásban meg-megállunk.

• Töltsd hasznosan a mikro-szabadidőket! Napjaink tele vannak olyan „üresjáratokkal”, amelyek túl rövidnek tűnnek ahhoz, hogy hasznosan töltsük, holott a lehetőség adott:
  • Ebédszünetben frissítsd fel magad: végezz el néhány egyszerűbb, a munkatársakat sem megrémítő jógagyakorlatot, esetleg rövidebb meditációt, hogy felfrissülj, mentálisan és fizikálisan egyaránt – és máris produktívabban fog telni a délután.
  • Esetleg nyelvet tanulnál? Hallgass hangoskönyvet, amíg a villamoson zötykölődsz, vagy vigyél magaddal egy könyvet, amelybe belemerülhetsz az út során!

• Akárhogy is, ne felejtsd el, hogy legalább 52 órád van, amit kedvedre oszthatsz be, azt tölteheted a családoddal, a karriered építésével és önmagaddal, vagy éppen a szeretett hobiddal is. Tartsd szem előtt, hogy mindhárom kategória fontos, és ennek függvényében tervezd meg előre a hetedet és állítsd össze a teendők listáját!

Fotó: itt, itt és itt

Forrás: KNOWLEDGE@WHAERTON; Psychology Today; Psychology Today, Scientific American