Időzavarban vagy? 3 instant technika, ami segíthet jól kihasználni a napot

„A kiválóság nem egyszeri cselekedet, hanem jó szokás” – tartja Arisztotelész. Ennek a gondolatnak különösen nagy hasznát vehetjük, ha a legdrágábbról, az időnkről, és arról van szó, hogy azt miként osztjuk be.

Vélhetően a sokak életében állandósult időzavarnak is köszönhető, hogy manapság már rengeteg alkalmazás, vagy idő- és feladatkezelő közül válogathatunk, ha szeretnénk jól strukturálni az életünket: rengeteg mindent intézhetünk online: a repülőjegytől, az ebéden át sok mindent megrendelhetünk az okostelefonunk segítségével, még arra is van lehetőség, hogy előjegyeztessük a gyógyszerünket, időpontot foglaljuk az okmányirodában, vagy a fodrásznál.

Vannak azonban olyan időszakok, amikor a legmenőbb feladatkezelő, vagy a leginnovatívabb megoldások sem érnek semmit, amikor egész egyszerűen több dolgunk van, mint amit emberileg lehetséges elvégezni. A nemet mondani képtelen, vagy éppen túlontúl optimista emberek ilyenkor hajlamosak a végsőkig hajszolni magukat.

Annak érdekében, hogy ne jussunk el eddig a pontig, Limpár Imrét, az időgazdálkodás témájában jártas tanácsadó szakpszichológus szakértőnket arról kérdeztük, hogy milyen technikák, vagy azonnal alkalmazható megoldások jöhetnek szóba, ha elúsztunk a feladatainkkal.

1. A Pomodoro technika

Ennek az egyszerű, de nagyszerű, több évtizedes múltra visszatekintő időmenedzsment technikának a lényege az, hogy a napot 25 perces egységekre osztjuk. A 25 perc egy pomodoro, (a technika Olaszországból származik, és egy Francesco Cirillo nevű ember a paradicsom alakú konyhai időzítőről nevezte el.) és a szabály az, hogy egy „pomodoronyi” ideig, vagyis 25 percig csak és kizárólag az adott feladattal kell foglalkozni.

Erre az időre ki kell kapcsolni és/vagy le kell némítani mindent: a Facebook-ot, a telefont, az összes zavaró körülményt. Ha letelt a 25 perc, akkor tarthatunk 5 perc szünetet, majd „megint hozunk egy döntést, hogy a követező 25 percet mivel fogjuk tölteni” – fogalmaz szakértőnk. Aztán megint tartunk egy szünetet, és így haladunk tovább szépen a feladatainkkal.

Azáltal, hogy a napot tudatosan egységekre bontjuk, és minden egység előtt hozunk egy döntést azzal kapcsolatban, hogy mire szánjuk az időnket, jelentősen megnöveljük a hatékonyságunkat. Ez nagyrészt annak köszönhető, hogy ezzel az előzetes döntéssel és azzal, hogy végig csak egy dologra koncentrálunk, tehermentesítjük a belső figyelmünket. Szakértőnk szerint ez azért is jó, mert, bár a multitasking divatos kifejezés, ám sokkal többet árt, mint használ. „Azon túl, hogy sokan képtelenek rá, folyamatosan pörget, siettet minket, s ez más pszichés diszfunkciók kialakulásához vezet – vélekedik Limpár Imre.”

2. A GY3-as technika

Amikor nagyon összejönnek a dolgok, akkor is érdemes egy gyors mustrát tartani nap elején az előttünk tornyosuló feladatok között. Ha szemügyre vesszük a teendőket, akkor nagy valószínűséggel találunk közöttük olyat, amihez nagyon nincs kedvünk. Mondjuk ki, irtózunk a gondolattól is, hogy belekezdjünk. Szakértőnk szerint

szedjük össze rögtön nap elején három ilyen „gyűlölt feladatot”, amihez egyáltalán semmi kedvünk nincs – majd csináljuk meg.

A GY3 (gyűlölt 3-as) technika segítségével, már nap elején letudhatjuk a legutálatosabb teendőket, amivel két legyet ütünk egy csapásra: ezek már biztosan nem nyomasztanak minket a nap hátralevő részében, ráadásul egy nagy pohár tejeskávénak megfelelő lendületet adhatnak a többi feladat legyűréséhez, ami ezek után már egy sétagaloppként is értelmezhető.

3. M=M avagy a MAJD egyenlő a MOST-tal

Valószínűleg a te TO DO listádon is akadnak olyan tételek, amelyeket „majd, egyszer meg kell csinálni”, de az a bizonyos majd nem nagyon akar eljönni… Lecserélni a téli a gumit, felfúrni a polcot, átültetni a virágokat, átíratni a lakcímet. Dolgok, amelyek nem égetőek, de csak-csak el kellene intézni…

Ha alaposabban szemügyre vesszük a listánkat, akkor jó eséllyel találunk közöttük legalább egy napra való ilyen típusú teendőt. Ha már egyszer úgyis el kell intézni ezeket a dolgokat, akkor miért nem szánunk azokra egy napot? Szakértőnk M=M napoknak nevezi azokat a dedikáltan ráérő feladatokra szánt napokat, amikor ezeknek a régóta halogatott teendőknek a végére jár.

„Bökjünk le a naptárban egy napot, mondjuk június 29-et, amikor beírjuk, hogy az lesz a mi MAJD egyenlő MOST napunk!”

– tanácsolja szakértőnk. Ilyenkor kitakaríthatjuk a garázst, kiválthatjuk a recepteket, elmehetünk az okmányirodába, elvihetjük végre a cipészhez azt a pár lábbelit, „amit olyan kár lenne kidobni” és így tovább. Ha azon kapjuk magunkat ezen a napon, hogy kimondjuk /vagy gondoljuk/ a majd szót, akkor rögvest cselekednünk kell az M=M jegyében.

Ebben a „tömbösített” formában akár még felüdülést is jelenthetnek ezek a szürke hétköznapokból kiszakított, a listánkat és a lelkiismeretünket is régóta terhelő feladatok.

+1 Intézd online!

A nagy kapkodásban sokszor hajlamosak vagyunk megfeledkezni arról, hogy mennyi minden van, amit manapság már online is el lehet intézni. Sokat írtunk már arról, hogy a virtuális világ és a közösségi média nem igazán tesz jót a hatékonyságunknak és az emberi kapcsolatoknak. Ezt továbbra is fenntartjuk, ugyanakkor adódnak helyzetek, amikor éppen az internet és az okoseszközök segíthetnek abban, hogy időt takarítsunk meg a számunkra fontos dolgokra és arra, hogy minőségi időt töltsünk a számunkra fontos emberekkel.

Az olyan alapvető és napi rutinnak számító, időrabló feladatok, mint a bevásárlás, a gyógyszerek kiváltása, vagy a könyvtári könyv meghosszabbítása, ma már mind-mind online is megoldható. Ez persze nem jelenti azt, hogy a feltöltődésként is értelmezhető piaci bevásárlást iktassuk ki az életünkből, de egy-egy ilyen terheltebb időszakban érdemes átgondolni, hogy ezeknek az alkalmazásoknak a segítségével hogyan tudjuk egyszerűsíteni és ésszerűsíteni a zsúfolt hétköznapokat.

Fotó forrás: itt, itt és itt