Egy átlagos hétköznap reggele – elintéznivalók hosszú listája húzódik a fejünkben, a naptárunkban, vagy éppen a feladatkezelőnkben. Becsülettel nekilátunk, hogy átrágjuk magunkat a ránk váró feladatok zabkásahegyén, ám ahogy közeledik a pillanat, amikor üt az utolsó óra (mármint a munkaidőé), egyre jobban szorongunk: a lista nemhogy csökkenni látszana, de inkább nő, pedig keményen dolgoztunk egész nap. Ismerős helyzet? Vajon milyen okok állhatnak mögötte?

Olyan probléma ez, amivel nagyon sokan küzdünk nap mint nap. Minden percünk be van táblázva, állandóan elfoglaltak vagyunk, és a nap végén mégis azzal szembesülünk, hogy ma sem sikerült a feladataink végére érni, vagy hogy a manapság divatos kifejezéssel éljünk: nem voltunk hatékonyak. Különösen hosszú távon nem.

Dan Ariely a Duke Egyetem pszichológia és viselkedési közgazdaságtan professzoraként kutatásainak egy részében arra próbál választ találni, miért nem olyan döntéseket hozunk, amelyek összhangban vannak a hosszú távú céljainkkal. Megeszünk még egy sütit, miközben tudjuk, hogy fogyni szeretnénk; drága koncertjegyeket veszünk, annak ellenére, hogy elhatároztuk, spórolni fogunk – rövid távon gyakran egészen másképp cselekszünk, mint ahogy a céljaink elérése érdekében kellene. Ez pedig a munkánkban sincs másként.

Nagy kövek és tűzoltás

A hatékony időbeosztás témájában biztosan sokan találkoztak már a „nagy kövek” hasonlattal: ha úgy képzeljük el a napunkat, mint egy befőttesüveget, amelyet különböző méretű kövekkel kell megtöltenünk, akkor úgy oldhatjuk meg a feladatot a lehető legjobban, ha előbb a nagy köveket tesszük bele, és a köztük fennmaradó helyet töltjük ki a kisebbekkel. Ha először a kis kavicsokat szórjuk az üvegbe, a nagyobbak már biztosan nem fognak beleférni. Egyszerű, nem igaz? Akkor miért nem ezt csináljuk?

„Mindannyian tisztában vagyunk a ‘nagy kövek’ jelentőségével, mégis hihetetlenül könnyen elhalasztjuk a velük való foglalkozást egy olyan napig, amikor nem vagyunk tele hirtelen, tűzoltásszerűen megoldandó feladatokkal, és nem árasztanak el minket folyamatosan újabb és újabb tennivalók”

– írja Ariely a The Muse oldalán megjelent cikkében. A nagy kövek sokszor olyasmit jelentenek, aminek a fontosságát nem kérdőjelezzük meg: a karrierünkről való stratégiai gondolkodást, új készségek elsajátítását, amiknek hasznát vehetjük a munkában, vagy a nagyobb projekteket elért haladást – a hosszú távú céljainkkal szorosan összefüggő dolgokat, amelyek a kisebb döntéseink miatt mégis háttérbe szorulnak.

Dan Ariely hat pontban gyűjti össze, melyek azok a döntések, amelyek leginkább “ellenünk dolgoznak”, a hatékonyságunk útjában állnak – és hogy mit tehetünk helyettük.

1. Apróbbnál is apróbb kövek a nap elején

Az emberek többsége jellemzően a reggeli órákban, különösen ebédidő előtt igazán aktív, ami azt jelenti, hogy ezek lehetnének a leghatékonyabban felhasználható óráink. Jellemzően azonban azzal indítjuk a napot, hogy először az emailjeinket ellenőrizzük, vagy „bemelegítésképpen” gyorsan végiggörgetjük a hírfolyamunkat. Olyan dolgokkal, amelyekhez távolról sincs szükség a teljes figyelmünkre és kognitív kapacitásunkra.

Érdemes ehelyett kihasználni a reggeli órák lendületét, és olyasmivel foglalkozni, ami gondolkodást, tervezést, mérlegelést igényel – az apróbb, „félgőzzel” is megoldható feladatokat nyugodtan halaszthatjuk délutánra, amikor már úgyis sokkal kevésbé működünk teljes fordulatszámon.

2. Túl jó kimondani: Ez is kész!

A jellemzően a nagy kövek kategóriájába eső feladatoknál sokkal nehezebb elérni a „kész van” jóleső érzését, hiszen nem valószínű, hogy egy munkanapon belül, néhány óra alatt megoldjuk a velük kapcsolatos kérdéseket. Ezért aztán hajlamosak vagyunk őket háttérbe szorítani a könnyen-gyorsan kipipálható feladatok kedvéért. Megválaszolni 10-15 emailt a hatékonyság érzését nyújtja; azt az érzést, hogy jól haladunk a munkánkkal – pedig ezek a feladatok valószínűleg sokkal kevésbé fontosak, mint azok, amiket a nagy kövek közé sorolnánk.

A „lehúzhatom a listáról” kiváltotta jó érzést (vagy inkább eufóriát…) azonban a nagyobb projektek esetén is elérhetjük. Dan Ariely szerint ennek a legjobb módja az, ha ezeket is kisebb, könnyebben megoldható feladatokra bontjuk le, és lépésről lépésre haladunk.

3. Az ihletre várunk…

Nem csupán a kreativitást igénylő területeken dolgozókat érinti az a probléma, hogy nem szívesen fogunk bele addig egy nagyobb feladat megoldásába, amíg meg nem érkezik az a bizonyos ihlet, az inspiráció, ami átlendít a kezdeti nehézségeken.

Az ihlet aztán vagy jön, vagy nem – de annyi bizonyos, hogy amíg rá várunk, haladni nem fogunk.

Ehelyett érdemes inkább készíteni egy tervet, és egyszerűen belevágni, elkezdeni dolgozni a feladaton. „Ez nem tűnik könnyűnek komplex feladatok esetében” – ismeri el Ariely. „De biztosak lehetünk benne, hogy ha később visszatekintünk, mennyit haladtunk, hálásak leszünk magunknak.”

4. Halogatás a neved

Az úgynevezett strukturált halogatás segítségével mesterfokon űzzük a hatékonyságunk illúziójának fenntartását: ilyenkor van az, hogy miközben halogatjuk, hogy elkezdjünk a valóban fontos feladatunkon dolgozni, olyasmit csinálunk, ami abban a pillanatban egyáltalán nem lényeges, de az elfoglaltság érzését adja.

Ilyenkor válik valamiért elképesztően sürgőssé, hogy rendet rakjunk a számítógépünkön a régi fájlok és mappák között, esetleg lenullázzuk végre a bejövő emailjeink számát…

Sokak által régóta vágyott dolgok ezek, de legyünk őszinték: sokszor csak az időt húzzuk (és vesztegetjük) velük, miközben máson kellene dolgoznunk. Dan Ariely azt javasolja, tegyünk is így: a gépünk „nagytakarítása” ráér azután is, hogy a fontosabb dolgainkkal már sikerült haladnunk valamennyit.

5. Nincs olyan, hogy üres idő

„Sokszor annyira megörülünk egy-két üres órának a naptárunkban, hogy gondolkodás nélkül be is töltjük egy újabb találkozóval, elintéznivalóval” – mondja Ariely. Pedig az üres idő valójában nem lenne üres: csak ezeket a szabadon maradó órákat használhatnánk arra, hogy a mi nagy köveinken dolgozzunk, gondolkodjunk, tervezzünk. Érdemes őket szabadon hagyni, és nem azonnal belezsúfolni valami újabb, rövid távon elintézendő feladatot.

6. És a lista csak nyúlik és nyúlik

Önmagában nincs gond azzal, ha listát vezetünk a ránk váró elintéznivalókról – a probléma ott kezdődik, amikor hagyjuk, hogy az túl hosszúra nyúljon. Olyan hosszúra, hogy már ha csak eszünkbe jut, pánikba esünk, és ösztönösen a kis, gyorsan lehúzható feladatokhoz kapunk, az igazán fontosakról megfeledkezve. Ilyenkor is segíthet, ha a listáról-lehúzás örömét a nagyobb projekteken való munkába is átcsempésszük, és olyan kisebb feladatokra bontjuk őket, amelyek kis lépésekben vezetnek a céljainkig.

Ettől most hatékony leszek?

Az, ha a fentieket végiggondoljuk, még nem jelenti azt, hogy azonnal kiküszöböltünk minden hibát, ami a hatékony munkavégzésünket érintheti, hiszen ahogy a szakértő is mondja, nincs két egyforma eset és ember. Ha azonban magunkra ismertünk ezekben a jellemző döntésekben, Dan Ariely szerint máris nagyon fontos lépést tettünk azért, hogy a munkánk ne csupán tűzoltásból, és kapkodva megoldott, kisebb feladatokból álljon, hanem a mi saját nagy köveinkhez, hosszú távú céljainkhoz is közelebb kerüljünk.

Érdekesnek vagy hasznosnak találtad a cikket? Ha igen, akkor iratkozz fel hírlevelünkre, így biztosan nem maradsz le a legizgalmasabb pszichológiai témájú hírekről, programokról és cikkekről.

Fotó: itt és itt

Szólj hozzá!
Herendi Kata

Herendi Kata

Pszichológus, szakfordító. Szeret beszélni, de hallgatni, figyelni és írni még inkább. Imádja az állatokat, az őszt, az angol nyelvet. Két dolog nem létezik számára: túl hosszú séta, és túl sok könyv – ezekből sosem elég.
Herendi Kata

Pin It on Pinterest